Etiketten – Ordnung ist das halbe (Büro)leben

Gerade im Büroalltag gehören korrekt und vor allem ordentlich beschriftete Ordner und Akten zum Einmaleins der täglichen Arbeit. Auch wenn in heutiger Zeit vieles per EDV gelöst wird, so gibt es dennoch zahlreiche Dokumente, welche im Original aufgehoben und dementsprechend abgelegt werden müssen. Neben den klassischen Etiketten, beispielsweise für Adressaufkleber, kommen vor allem Rückenschilder für Ordner und Aktenaufkleber zum Einsatz, die je nach Einsatzgebiet mehr oder weniger aufwendig beschriftet werden müssen. Denn ohne diese Hilfsmittel herrscht in einem modernen Büro schnell das Ablagechaos und die Arbeit gerät dadurch unnötig ins Stocken. Ebenso lässt sich die Außenwirkung eines Unternehmens verbessern, wenn professionelle Visitenkarten an Geschäftspartner weitergereicht werden und die Kontaktdaten nicht nur per Hand auf einem Notizzettel vermerkt werden.

Aber nicht nur auf beruflicher Ebene sollte über den Einsatz von Etiketten und Aufklebern nachgedacht werden, auch im privaten Bereich sind diese kleinen Helfer für eine gute Haushaltsführung wichtig. Steuerbescheide, Miet- oder Kaufverträge oder Versicherungspolicen lassen sich im Bedarfsfall in einem korrekt beschrifteten Ordner schneller finden als in einem Berg aus Unterlagen. Etiketten können aber auch in anderen Bereichen des täglichen Lebens eingesetzt werden, etwa beim Ausmisten und Verstauen nicht mehr benötigter Wohnungsartikel im heimischen Keller lassen sich Kisten mit einem kleinen Handgriff für den späteren Bedarf optimal anpassen. Oder aber die frisch gekochte Marmelade wird mit einem Etikett auf dem Glas aufgewertet.

Etikett ist nicht gleich Etikett

Wer sich einmal näher mit dem Etikettieren beschäftigt hat, musste wahrscheinlich schnell feststellen, dass es die Aufkleber so ziemlich in jeder Ausführung gibt. Sei es in rechteckiger Form als 24facher Adressaufkleber auf einem Bogen oder aber als dreifaches Ordnerückenschild: für nahezu jeden Verwendungszweck lassen sich Etiketten beschriften. Die einfachste Lösung stellt hierbei die Nutzung des PCs dar; allerdings tritt neben dem Vorteil der besseren Lesbarkeit ein nicht zu verachtendes Problem auf: wie bekommt man den Text genau auf ein Etikett, wenn man die genaue Größe nicht kennt und das Einrichten einer Druckvorlage zu Scheitern droht? Hier haben viele Softwarefirmen eine entsprechende Lösung im Portfolio: sogenannte Etikettier- oder Labelprogramme. Drei dieser Gattung sollen nunmehr kurz vorgestellt werden.

Rüschi

Wie es der Name schon vermuten lässt, richtet sich das Programm hauptsächlich an Kunden, welche Ordnerrücken beschriften möchten. Dabei bietet die Software die fünf gängigsten Formate für die Beschriftung an: sei es dem viel beschworenen Adressaufkleber oder dem klassischen Leitz-Ordner: der Nutzer kann im Rahmen der Vorlage die Texte- und Beschriftungen frei wählen und diese dann letztendlich entweder auf vorgefertigte Etikettdruckbögen oder aber auf Papier drucken lassen. Der große Vorteil bei Rüschi ist neben der Tatsache, dass es sich hierbei um ein Freewareprogramm handelt, die direkte Nutzung der Software komplett ohne Installation. Somit lässt sich Rüschi beispielsweise auf mehreren Rechner etwa mit einem USB-Stick ausführen.

labeljoy

Das zweite Programm labeljoy richtet sein Augenmerk zwar auch auf den Druck von Ordnerschildern, allerdings wird die Gestaltungs- sowie die Druckoberfläche auf Ordner, Namensschilder, Karten und Briefe erweitert. Dabei ist die Handhabung sehr einfach gehalten, sodass selbst PC-Neulinge nach kurzer Zeit gute Ergebnisse erzielen können. Das Highlight von labeljoy liegt allerdings in der Funktion Barcode. Hier lassen sich aus eigenen Vorgaben Barcodes erstellen und ausdrucken, welche etwa dann zum besseren Auffinden der Ablage eingelesen werden können. Vorausgesetzt die entsprechende Lesemöglichkeit ist gegeben. Labeljoy bietet neben einer Testversion insgesamt drei preispflichtige Kaufmöglichkeiten an, wobei gerade für Unternehmen die Multilösung zur Nutzung an verschiedenen Arbeitsplätzen am interessantesten ist.

Avery Zweckform Assistent

Einer der führenden Hersteller von Etiketten, Avery Zweckform, gibt die Verantwortung zum Druck der eigenen Produkte nicht aus der Hand, sondern liefert direkt eine Softwarelösung, welche für jedes Produkt ein entsprechendes Vorlagenfenster vorsieht. Dadurch ist gewährleistet, dass die Nutzer Produkte dieser Marke reibungslos und relativ einfach beschriften können. Praktischerweise sind alle Artikel mit einer eigenen Referenznummer erfasst, sodass der Nutzer nicht lange nach der passenden Vorlage suchen muss, sondern per Eingabe dieser Nummer sofort die passende Druckoption angezeigt bekommt.

Drucker ist die halbe Miete

Apropos Drucker: die beste Gestaltung eines Etiketts nützt nicht viel, wenn der genutzte Drucker nur schlechte Qualität abliefert. Hierbei sollte neben dem Drucker und dessen Präferenzen (Heim- oder Bürodrucker) vor allem überprüft werden, ob der Ausdruck der Etiketten in schwarz-weiß oder in Farbe vorgenommen werden soll. Zur optimalen Vorbereitung sollte nur spezielles Etikettierpapier verwendet werden und vor allem sollte der Drucker vor der Nutzung richtig gewartet werden. Somit lassen sich etwaige Druckfehler mangels Farbe im Voraus gut unterbinden.

Übersicht

Alle Nutzer von Etiketten, Visitenkarten und Co sollten sich genau überlegen, ob nicht die Anschaffung einer Softwarelösung der richtige Weg ist. Damit lässt sich im Alltag, gerade wenn der Druck von Aufklebern und Etiketten sehr oft vorgenommen wird, erhebliche Zeit sparen. Und da die vorgestellten Programme bis auf labeljoy allesamt kostenlos sind, lassen sich diese auch auf Herz und Nieren testen und könne bei Bedarf entsprechend ausgetauscht werden. Ordnung und Auftritt sind das halbe Leben und mit einem entsprechenden Programm hat man mehr davon.

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